Det bör framgå av lagen att den enskilde kan begära att få ett skriftligt beslut
En begäran om vidareutnyttjande leder inte alltid till att en myndighet fattar ett formellt beslut om eventuella villkor för vidareutnyttjandet. En förfrågan om vidareutnyttjande kan till exempel besvaras med en hänvisning till standardlicens och avgiftstaxa för vidareutnyttjande. Om den som begär vidareutnyttjande accepterar avgifterna och andra villkor fattar myndigheten oftast inget formellt beslut om att lämna ut handlingarna. Utan ett sådant beslut kan det vara svårt för vidareutnyttjaren att i efterhand överklaga villkoren eller avgifterna. Det finns dock inget som hindrar myndigheter från att fatta formella skriftliga beslut om avgifter och begränsningar för vidareutnyttjande innan de lämnar ut handlingarna.
I vissa fall är myndigheterna dessutom skyldiga att fatta beslut och meddela dem skriftligen. Enligt 21 § första stycket förvaltningslagen ska part underrättas om innehållet i en myndighets slutliga beslut i ett ärende om det gäller myndighetsutövning mot någon enskild. Bara om det är uppenbart att det inte behövs kan myndigheten avstå från att underrätta parten. Om ett beslut som kan överklagas går parten emot ska denne dessutom underrättas om hur överklagandet går till (andra stycket). Myndigheterna får själva bestämma hur beslutet ska meddelas. Om den som är part begär det ska dock beslutet alltid meddelas skriftligt (tredje stycket).
Bestämmelserna i 21 § förvaltningslagen gäller vid beslut inom PSI-området. Av 12 § PSI-lagen framgår att bestämmelserna i 21 § förvaltningslagen även gäller för sådana enskilda organ som enligt 2 § andra stycket omfattas av lagen. Utredningens uppfattning är att skyldigheten att lämna skriftligt beslut vid begäran om vidareutnyttjande inte ska begränsas till myndighetsutövning, som i 21 § förvaltningslagen (jämför motiveringen till bestämmelsen om motivering av beslut i 14 §, prop. 2009/10:175, s. 203). I lagen bör det därför föras in en uttrycklig bestämmelse om att myndigheter på begäran ska lämna ett skriftligt beslut. Det är dock tillräckligt att begränsa skyldigheten till sådana beslut som har förenats med villkor eller när en begäran om vidareutnyttjande avslås. Liksom tidigare bör det också anges i bestämmelsen att sådana beslut ska innehålla de skäl som har bestämt utgången i ärendet.
