Hans Kejserliga Majestäts Nådiga Instruktion för Finlands Statsarkiv (1900)
1900.
N:o 10.
Wi NIKOLAI den Andre, med Guds Nåde, Kejsare och Sjelfherrskare öfver hela Ryssland, Tsar af Polen, Storfurste till Finland, etc., etc., etc. Göre veterligt: att Wi funnit godt för Finlands Statsarkiv fastställa följande förändrade instruktion:
Finlands Statsarkiv, som enligt nådiga förordningen af den 23 Juli 1896 är hänfördt under Kejserliga Senatens Ekonomiedepartements Kansli, eger att för vara, vårda, ordna och förteckna samt vederbörande tillhandahålla sådana historiska, politiska, judiciela och administrativa aktstycken och handlingar äfvensom räkenskaper, hvilka med hänsyn till landets förvaltning eller historia hafva ett bestående värde. Det åligger jemväl Statsarkivet att, såvidt förhållandena medgifva, i tryck utgifva specialförteckningar öfver arkivets innehåll äfvensom samlingar af der förvarade viktigare historiska urkunder.
Statsarkivet utgöres af två afdelningar, den äldre eller historiska, samt den yngre eller administrativa; och utgör året 1809 gräns emellan desamma.
Beträffande de vid Statsarkivet anstälde tjenstemän och betjente, deras benämning, aflöning och öfriga förmåner, äfvensom de kompetensvilkor, som med respektive tjenster äro förbundna, är stadgadt uti nådiga kungörelserna af den 8 April 1880 och den 24 September 1891.
Vaktmästaren och eldaren, som tillika är portier, antagas och afskedas af statsarkivarien.
Statsarkivarien är ansvarig för arkivets, dess byggnaders och inventariers omsorgsfulla vård äfvensom att göromålen vid arkivet utan afbrott fortgå. I sådant afseende åligger honom bland annat:
1:o) att leda och emellan verkets tjenstemän fördela de med afseende å arkivets ändamål nödiga arbetena, samt vaka öfver deras behöriga verkställande, äfvensom att i öfrigt vidtaga de åtgärder, som arkivets säkerhet och vård samt ordningens upprätthållande inom detsamma påkalla;
2:o) att hålla hand deröfver att handlingar, hvilka böra hållas hemliga, icke blifva tillgängliga för obehöriga och att afskrifter af slika handlingar ej må tagas;
3:o) att söka såvidt möjligt öka och förfullständiga arkivets samlingar;
4:o) att, i händelse något embetsverk eller annan statsinstitution upplöses, draga försorg derom att dess handlingar, såvidt de äro af bestående värde, till Statsarkivet öfverflyttas, derest icke Senaten i saken annorlunda förordnat;
5:o) att väl vårda, förteckna och, såvidt för ändamålet anslagna medel tillåta, föröka Statsarkivets bibliotek;
6:o) att ombesörja utgifvande i tryck af de i § 1 berörda publikationer;
7:o) att tillse det arkivbyggnadens tak under den kalla årstiden ständigt hålles fritt från snö och is; att, i händelse å arkivbyggnaden uppstå skador eller bristfälligheter, som påkalla ett skyndsamt afhjelpande, härom göra anmälan hos Öfverstyrelsen för allmänna byggnaderna, som i detta afseende eger vidtaga nödig åtgärd; och att nödig försigtighet vid arkivbyggnadens eldning iakttages;
8:o) att före Februari månads utgång hvarje år till Ekonomiedepartementets Kansli insända redovisning såväl för de till Statsarkivets förfogande stälda årsanslag, som äfven för de afgifter, hvilka inflyta för de bestyrkta afskrifter, bevis och utdrag Statsarkivet utgifver; egande statsarkivarien för hvarje halfår, senast den 15:de i påföljande månad, inleverera dessa afgifter till ränteriet i Nylands län; äfvensom
9:o) att årligen inom September månads utgång till Kejserliga Senaten afgifva berättelse öfver Statsarkivets tillstånd och de vid detsamma utförda arbeten under nästförgångna kalenderår.
Statsarkivarien är berättigad att i förekommande fall meddela tjenstemännen vid arkivet tjenstledighet under en tid af högst två veckor, dock icke samtidigt åt flere än åt en.
Förste aktuarien, som förestår arkivets äldre afdelning, och andre aktuarien, som innehar den nyare, skola hvardera vid sin afdelning ansvara för att dithörande handlingar väl förvaras och hållas i god ordning, hvarförutom de, på sätt § 17 närmare föreskrifver, ega att handhafva uppbörden och kontrollen öfver de medel, som inflyta för expeditioner, hvilka af Statsarkivet åt enskilda personer utgifvas. De äro jemväl skyldige att på statsarkivariens anmodan deltaga i arbetet å annan afdelning än den de förestå.
Såväl förste som andre aktuarien, som ock vid Statsarkivet anstälde extra-ordinarie tjenstemän böra vid hvarje månads slut till statsarkivarien afgifva skriftlig redogörelse öfver de arbeten, som af dem under månadens lopp utförts, äfven som förslag till nya arbeten under nästpåföljande månad.
Det är Statsarkivets tjenstemän förbjudet att för egen eller andras räkning samla originala urkunder, autografer och sigill.
Tjänstemännen vid Statsarkivet äro skyldige att enhvar beredvilligt tillhandagå allmänheten med de upplysningar, som från arkivet kunna vinnas, samt att, under de vilkor denna instruktion i öfrigt innehåller, till begagnande i arkivet framlemna äskad handling. Men önskar någon för enskildt behof tjenstemans biträde till anställande af sådana efterforskningar och utredningar, som taga längre tid och arbete i anspråk, må vederbörande tjensteman härför betinga sig skälig godtgörelse.
Statsarkivet hålles öppet hvarje helgfri dag från klockan 10 före middagen till klockan 3 efter middagen, under hvilka tider den för forskare afsedda läsesalen aldrig får vara i saknad af en arkivtjensteman för öfvervakande af der befintliga samlingar.
Betjeningen må icke, vid ansvar af tjenstens förlust, på andra tider, än då arkivet hålles för allmänheten tillgängligt, dit insläppa obehörig person. Det är betjeningen strängt förbjudet att emottaga gratifikationer af dem, som besöka arkivet.
Handlingar, som öfverlemnas till förvarande i Statsarkivet, skola vara ordnade samt antingen inbundna i starka band eller inslagna i pappkartonger, hvartill, för vinnande af likformighet, modell tillhandahålles i Statsarkivet; och bör reversal i två exemplar medfölja, af hvilka det ena qvarstannar i arkivet och det andra, med åtecknadt qvitto öfver emottagandet, till inlemnaren återställes.
Innan akt i afgjordt ärende öfverlemnas till vederbörande registrator i Senaten för att af honom vidare befordras till Statsarkivet, skall vederbörande föredragande tillse att akten är fullständig och, till förekommande af att dess inneliggande bilagor förskingras eller främmande handlingar med densamma införlifvas, låta genom expeditörs försorg genomdraga och försegla äfvensom foliera akten, som för öfrigt ock bör af expeditören förses med bestyrkt anteckning om antalet skrifna blad densamma innehåller.
Utlemnande af arkivalier till privata personer eller för enskildt behof är icke tillåtet; och må ej heller Statsarkivets tjenstemän från arkivet bortföra handlingar. Deremot ega Senatens ledamöter, föredragande och registratorer samt cheferne för i hufvudstaden förlagda embetsverk och styrelser att omedelbalt från Statsarkivet utfå för ärendens behandling behöfliga arkivalier från tiden efter år 1809. Till andra offentliga verk, styrelser och myndigheter må utlåning ske på rekvisition af Ekonomiedepartementets i Kejserliga Senaten Kansli.
För låntagna arkivaliers skyddande under deras fortskaffning till och från arkivet skall tillses att portfölj eller vattentätt tyg begagnas.
Hvarje låntagning från Statsarkivet sker medelst reqvisitionssedel, som upptager:
1:o) det embetsverk eller den styrelse, dit akten eller handlingen utlemnas;
2:o) aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapens) titel;
3:o) uppgift (diariinummer, om sådan finnes) å det ärende, för hvars beredning akten eller handlingen erfordras;
4:o) dagen då utlåningen eger rum; och
5:o) låntagarens egenhändigt tecknade namn och titel.
Sådan rekvisitionssedel förvaras i arkivet såsom kvitto intill dess handlingen återstälts.
Då akt eller handling utlånas, skall å densamma eller det dervid fogade omslaget på ett lätt i ögonen fallande ställe anbringas med en för ändamålet anskaffad stämpel i färgtryck: »Tillhör Finlands Statsarkiv. Suomen Valtioarkiston oma«, hvarjemte akten eller handlingen bör af vederbörande arkivtjensteman antecknas i en härför afsedd utlåningsbok, som i skilda kolumner upptager:
1:o) utlåningsdagen;
2:o) aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapens) titel;
3:o) embetsverket eller styrelsen dit akten eller handlingen utlemnas;
4:o) låntagarens namn;
5:o) uppgift (diariinummer) å det ärende, för hvars beredning utlåningen sker; och
6o) tiden, då akten eller handlingen blifvit till Statsarkivet återstäld.
Från Statsarkivet låntagen handling må icke innehafvas längre tid än ett år, räknadt från utlåningsdagen. Fortfar behofvet af samma handling utöfver denna tid, skall lånet i Statsarkivet förnyas, hvarvid handlingen tillika bör der upptes. Skulle af särskild anledning sådant företeende vara förenadt med svårighet, kan med Viceordförandens i Kejserliga Senatens Ekonomiedepartement tillstånd omsättning utan sådant företeende dock ega rum. Återställes låntagen handling icke inom den faststälda tiden, eger statsarkivarien att om förhållande hos Kejserliga Senatens Ekonomiedepartements Kansli anmäla samt, oberoende deraf, före den 1 Maj hvarje år till sagda Kansli inlemna en förteckning öfver samtliga de från Statsarkivet undfångna lån, hvilka, ehuru förfallna, ännu icke till arkivet återstälts.
Förflyttas genom vunnen befordran tjensteman till annat embetsverk eller erhåller han från innehafvande befattning afsked, skola samtliga handlingar, som af honom från Statsarkivet låntagits och ännu innehafvas, till arkivet återställas. Aflider tjensteman, ankommer det å det embetsverk, han tilhört, att draga omedelbar försorg om återlemnande af de handlingar, han tilläfventyrs från Statsarkivet omhänderhaft.
Önskar enskild person i Statsarkivet afskrifva eller annorledes taga kännedom om der befintlig handling, vare sådant honom tillåtet, utom beträffande till Senaten inkomna och derifrån utgångna bref, Senatens protokoll och Generalguvernörsembetets samt Statssekretariatets handlingar, hvilkas delgifvande åt andra än dem, som i och för tjensten hafva dermed att skaffa, skall vara beroende på pröfning af Viceordföranden i Kejserliga Senatens Ekonomiedepartement.
Hemliga handlingar skola i sårskildt förvar af statsarkivarien ensam om händerhafvas. Handskrifter, som af enskild person till Statsarkivet öfverlåtas, skola deremot, såvidt det är förenligt med Statsarkivets uppgift och instruktion, vara underkastade de bestämningar, som vid respektive öfverlåtelser eventuet varda fästade.
Forskare, som begagnar sig af Statsarkivets samlingar, vare skyldig att till arkivets bibliotek öfverlemna ett exemplar af sin på dessa forskningar grundade publikation.
Afskrifter, bevis och utdrag, som af Statsarkivet utgifvas, affattas å stämpladt papper eller förses med stämpelmärken af föreskrifvet belopp samt utlemnas emot åtecknade afgifter, dem förste aktuarien eger å handlingen vidimera och uti en för ändamålet inrättad bok anteckna äfvensom andre aktuarien uppbära och jemväl sårskildt bokföra.
Att i Statsarkivet bevittna derstädes tagen afskrifts eller utdrags riktighet är tillåtet endast för vederbörande arkivtjensteman och bör för sådant bevittnande erläggas faststäld afgift, hvilken uppbäres och bokföres på sätt här ofvan stadgas.
Från Statsarkivet må icke utgifvas facsimileafskrifter af sådana regenters i Kejsaredömet Ryssland namnteckningar, som regerat efter Finlands förening med riket, ej heller må andra tillåtas i Statsarkivet taga sådana afskrifter.
Dyrbarare urkunder må endast åt kände vetenskapsidkare till begagnande framlemnas. Handlingar, som föreläggas främmande personer, skola derförinnan af vederbörande tjensteman noga genomses samt, om de icke äro förtecknade och deras beskaffenhet sådant påkallar, folieras och räknas; och bör vid återlemnandet samlingens fullständighet kontrolleras.
För öfrigt antecknas uti en särskild bok hvarje dag namnen å de forskare, som derunder besökt arkivet, samt de handlingar, hvilka af dem begagnats.
Statsarkivets bibliotek, som omfattar alla viktigare arbeten i nordens och särskildt Finlands historia, vårdas af den tjensteman statsarkivarien dertill utser. Utlåning derifrån må blott undantagsvis och med statsarkivariens begifvande ifrågakomma.
Penningemedel, som inflyta genom försäljning af Statsarkivets publikationer, användas till bibliotekets förkofran och redovisas för desamma på sätt, som beträffande Statsarkivets öfriga anslag finnes föreskrifvet.
Hvarje år skall en del af arkivet såväl till arkivalier som hyllor och skåp grundligt rengöras, så att arkivet inom en tidrymd af förslagsvis fem år må hafva undergått fullständig rengöring.
Ljus får i Statsarkivet icke upptändas och begagnas annat än vid försegling af bref och andra försändelser m. m. uti ett för sådant ändamål särskildt afsedt rum. Tobaksrökning i arkivet är förbjuden.
Uppstår eldsvåda inom den stadsdel, hvari Statsarkivet är beläget, åligger det dess tjenstemän att genast infinna sig i arkivet för att med betjeningens biträde vidtaga de åtgärder omständigheterna kunna påkalla. Det alle, som vederbör, till underdånig efterrättelse länder. Helsingfors, den 12 Mars 1900.
C. TUDEER.
F. W. SCHAUMAN.
G. von TROIL.
K. F. IGNATIUS.
J. G. SOHLMAN.
WALD. ENEBERG.
EDV. BOEHM.
OSSIAN BERGBOM.
LENNART GRIPENBERG.
ALFR. CHARPENTIER.