Anledningarna till att elektroniskt utlämnande nekas kan variera. Vissa skäl framstår som mer motiverade än andra. Ibland är ett elektroniskt utlämnande tydligt i strid mot en registerförfattning som myndigheten måste tillämpa, i andra fall kan det vara PUL som antingen tydligt hindrar ett utlämnande eller medför en osäkerhet om vad som får lämnas ut elektroniskt. Det finns också tecken på att vissa myndigheter visserligen lämnar ut handlingar elektroniskt, men väljer att först föra över informationen till ett ”dummare” format än vad myndigheten själv använder. Sådana beslut kan bland annat bero på bedömningar enligt PUL, eftersom materialet inte blir lika strukturerat. Det är sannolikt att liknande bedömningar ofta följer fastställda rutiner hos myndigheterna om hur elektroniskt utlämnande ska gå till, för att snabba upp och standardisera handläggningen. Det kan få till följd att samma rutiner används oberoende av om handlingarna innehåller personuppgifter eller inte. Men i sammanhanget kan man inte bortse från det kan vara mycket tidsödande att bedöma om ett stort material innehåller personuppgifter. Framför allt när det gäller indirekta personuppgifter kan en sådan bedömning ställa höga krav på den ansvariga handläggaren.
För myndigheter som är beroende av avgiftsintäkter kan det finnas ekonomiska skäl att inte lämna ut handlingar elektroniskt. Det har också gjorts gällande att det förekommer att myndigheter medvetet väljer att tillhandahålla handlingar i ett format som gör det svårt att vidareutnyttja dem. En tänkbar orsak kan vara att försvåra insyn. Ett annat motiv kan vara att hålla nere antalet förfrågningar, eftersom många offentlighetsuttag kräver att myndigheten sätter av resurser till det. Det gäller inte minst när det handlar om att sammanställa uppgifter till nya handlingar. Myndigheternas skyldighet att ta fram och tillhandahålla sådana sammanställningar påverkas visserligen inte av i vilket format handlingarna tillhandahålls. Men det kan finnas en oro för att möjligheten att lämna ut elektroniskt skulle leda till en ökad efterfrågan.
En myndighet kan således neka att lämna ut elektroniskt utan att motivera varför. Ett sådant beteende motverkar ett ökat vidareutnyttjande. Det kan därför diskuteras om en sådan skyldighet ska införas genom PSI-lagen, som ett sätt att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande.
Frågan om elektroniskt utlämnande av allmänna handlingar har
utretts flera gånger. Senaste gjordes det av E-offentlighetskommittén.[1]
- ↑ OU 2010:4.
