Föreskrifter till iakttagande vid vården af Kejserliga Senatens för Finland arkiv (1860)
Under Allmänna Referendarie Sekreterarens inseende handhafves arkivets vård i dess helhet af arkivarien; hvarjemte, enligt Kejserliga Senatens den 31. Januari 1859 vidtagne beslut, arkivits äldre del, omfattande tiden till och med år 1807. står under särskilt uppsigt af en derstädes tills vidare anställd amanuens.
Hvarje söknedag skall arkivarien ifrån klockan elfva till två å arkivet tillstädes vara för att emottaga de handlingar, som varda till arkivet inlemnade och på behörig reqvisition utgifva hvad derifrån fordras.
Då handlingar inlemnas till förvarande i arkivet, skola de åtföljas af vederbörande expeditions hafvandes derå uthändigade reversal, hvilket med arkivariens åtecknade qvitto till inlemnaren återställes. De inkomne handlingarne antecknas genast uti en dertill inrättad bok, som särskilt för hvarje år upptager tiden då handlingarne inkommit, hvad de angå och den ordningsnummer hvarunder de i arkivet förvaras.
Enahanda förteckning skall af arkivarien upp rättas öfver alla härförinnan till arkivet inkomme handlingar, omfattande tiden efter året 1807, såsom ock det redan påbörjade och till årgången 1634 fortsatta ordnandet af arkivits äldre del skall af åmanvensen med flit och omsarg fullförjas: börande intill dess dessa arbeten hunnit fuländas, ej mindre arkivarien, än amanuensen, vid utgången af hvart halft år, hos vice Ordföranden i Kejserliga Senatens Ekonomie Departement redogöra för hvad de dervid tillgjort.
Ej må någon arkivets tillhörighet derifrån utgifvas utan vice Ordförandens i Kejserliga Senatens Ekonomie Departement särskilta tillåtelse eller vederbörande expeditionshafvandes skriftliga reqvisition, som intill dess handlingarne återställas, förvaras uti det konvolut eller den riol, till hvilken de höra. Sålunda utgifven handling antecknas uti in dertill inratad utlånings bok, upptagande inom skilda kolumner tiden då utlåningen skett, den ordningsnummer hvarunder handlingen uti arkivet förvarats, dess innehåll i största korthet diarii nummer, uttagarens namn och tiden då handlingen återställes.
Inom Mars månad hvarje år utfärdar arkivarien utdrag af utlåningsboken, särskilt för hvarje expeditionshafvande eller annan låntagare, öfver de af dem intill det nästförslutna årets utgång uttagne, men före förstnämnde tid icke återställda handlingar, hvilka utdrag meddelas Allmänna Referendarie Sekreteraren, som derå antecknar orsaken till de af honom låntagne handlingarnes uteblifvande och affordrar öfrige låntagare enahanda uppgifter, hvarefter sagde utdrag öfverlemnas till vice Ordföranden i Kejserliga Senatens Ekonomie Departement, på hvars förordnandes det ankommer, huruvida en eller annan sådan handling må ifrån arkivets tillhörigheter afföras, eller särskilt åtgärd till dess återfående vidtagas.
Ifrån förestående stadgande undantages de i arkivet förvarade tryckta exemplar af allmänna författningar, hvilka uppå Allmänna Referendarie Sekreterarens anordning kunna efter behof utgifvas, utan att anteckning derom i utlåningsboken erfordras.
Önskar känd vetenskapsidkare att i afseende å häfdeforskning vinna tillträde till arkivet, må sådant under de tider arkivarien eller amanuensen äro tillstädes, icke vägras. Såväl i nämnde fall som då någon eljest önskar erhålla upplysning ifrån den arkivet förvarade handlingar, bör arkivarien eller amanuensen dermed beredvilligt tillhandagå. Will någon för sin enskilta angelägenhet i arkivet afskrifva der befintlig handling, vare äfven sådant, på sätt redan är nämndt, tillåtit; men eskas derå arkivariens vidimation, bör till afskriften begagnas behörigt stämpladt papper och densamma af arkivarien öfverlemnas till vederbörande Registrators kontor för att emot stadgad fattig och arbetshus afgift, till den sökande utgifvas.
Ifrån handlingar, hvilka i förestående måtto få enskilta personer tillhandahållas undantages likväl alla till Kejserliga Senaten ankomna och derifrån expedierade bref samt de i Senaten hållna protokoller, hvilka icke utan vice Ordförandens eller vederbörande Expeditions Chefers tillåtelse få delgifvas andra än dem, som och för tjensten hafva dermed att skaffa.
Eskas för enskilt behof arkivariens eller amanuensens biträde till att uti arkivet efterforska handlingar, hvilkas påfinnande till följe af saknad kännedom af dertill nödige data, fordrar större uppoffring af tid och möda, må den, som sådant begär, med bemälte tjenstemän öfverenskomma om den ersättning, som för slikt besvär skäligen kan fordras.
Wid behof af skrifmaterialier, handlingars inbindning eller förseende med cartoner, nya inventariers anskaffande eller reparation af förut befintliga, anmäler arkivarien sådant hos Allmänna Referendariesekreteraren, som äger derom anordna; dock att, i fall det anmälda behofvet öfverskrider hvad förut varit vanligt, derom bör hos vice ordföranden tillkännagifvas och dess förordnande afvaktas. Börande räkningarne å härmed förordnade kostnader verificeras af såväl Allmänna Reserendariesekreteraren, som arkivarien, innan de i för öfrigt föreskrifven ordning anmälas till utbetalning.
På arkivariens ansvarighet ankommer att arkivets tillhörigheter alltid befinnas uti behörigen ordnadt skick och att de icke genom vanvård skadas eller förskingras, äfvensom han bör tillse att rummen hållas städade och fria från damm.
Eldning och begagnande af öppet eldsljus uti arkivet är förbjudet, utom i de för arkivariens bestämda rum, hvarest eldning ej heller får ske hvarken sednare än klockan tolf på dagen, eller utan Waktmästarens oafbrutna tillsyn.
Uppkommer eldsvåda inom den stadsdel, hvarest arkivet är beläget, åligger arkivarien all genast infinna sig å arkivet och med biträde af Waktmästaren vidtaga de åtgärder till arkivets räddning, som af omständigheterna kunna påkallas.
Under de tider då arkivet är tillslutet, förvaras dertill hörande nycklar hos Waktmästaren; och vare honom förbjudet att under arkivariens frånvaro der inlåta någon fremmande person.
Helsingfors, af Kejserliga Senaten för Finland den 19. November 1860.
På Nådig befallning,
A.[…] Kellander.
Källa: Inkomna brev 1817-1899 (Eaa:1), Riksarkivets I arkiv, Riksarkivet (i Helsingfors).