Instruktion för Finlands Statsarkiv (1918)
1918.
N:o 156.
Finlands Senat har, vid föredragning från Kyrko- och undervisningsexpeditionen, för Finlands Statsarkiv godkänt och fastställt följande nya instruktion:
Finlands Statsarkiv, som enligt förordningen av den 8 november 1917 underlyder Senatens Kyrko- och undervisningsexpedition, äger att förvara, vårda, ordna och förteckna samt vederbörande tillhandahålla sådana historiska, politiska, judiciella och administrativa urkunder och handlingar ävensom räkenskaper, vilka med hänsyn till landets förvaltning eller historia hava ett bestående värde. Statsarkivet åligger jämväl att, såvitt förhållandena medgiva, i tryck utgiva specialförteckningar över arkivets innehåll ävensom publicera där förvarade viktigare historiska urkunder.
Statsarkivet består av två avdelningar, den äldre eller historiska, samt den nyare eller administrativa; och utgör året 1809 gräns emellan desamma.
Statsarkivets tjänstemän äro följande: statsarkivarien och två arkivarier; dessutom extraordinarie amanuenser, vilka antagas i tjänst av statsarkivarien och vilkas antal är beroende av det av Senaten för ändamålet beviljade anslag.
Renskrivaren samt vaktmästarna och eldaren, vilken tillika är portier, antagas och avskedas av statsarkivarien.
Statsarkivarietjänsten besättes av Senaten efter utgången femtio sex dagars ansökningstid. För erhållande av statsarkivarietjänsten fordras grundliga historiska insikter och god förfarenhet i arkivskötsel. Arkivarietjänsterna besättas av Senaten efter utgången av vederbörligen kungjord trettio dagars ansökningstid. För vinnande av anställning som arkivarie fordras, förutom ett års väl vitsordad tjänstgöring vid Statsarkivet, på arkivforskningar grundad och av Alexanders-universitetets i Finland filosofiska fakultet för licentiatgrad godkänd avhandling i Finlands och Skandinaviens historia.
Statsarkivarien innehar rang i 6 klassen av gällande rangordning samt arkivarierna i 7 klassen, och åtnjuta de ersättning för sina tjänsteresor enligt gällande resereglemente. Statsarkivarien och arkivarierna äro berättigade till erhållande av pension vid avgång från tjänsten enligt de för civila tjänstemän- gällande grunder samt till delaktighet i civilstatens enke- och pupillkassa; likaså vaktmästarna och eldaren.
Statsarkivarien är ansvarig för arkivets, dess byggnaders och inventariers omsorgsfulla vård ävensom för göromålens vid arkivet oavbrutna fortgång. I sådant avseende åligger honom bland annat:
1:o) att leda och emellan verkets tjänstemän fördela de med avseende å arkivets ändamål nödiga arbetena samt vaka över deras behöriga utförande, ävensom att i övrigt vidtaga de åtgärder, som arkivets säkerhet och vård samt ordningens upprätthållande mom detsamma påkalla;
2:o) att tillse det handlingar, vilka böra hållas hemliga, icke bliva tillgängliga för obehöriga och att avskrifter av slika handlingar ej må tagas;
3:o) att söka såvitt möjligt öka och förfullständiga arkivets samlingar;
4:o) att, i händelse något ämbetsverk eller annan statsinstitution indrages, draga försorg därom att dess handlingar, såvitt de äro av bestående värde, till Statsarkivet överflyttas, därest icke Senaten i saken annorlunda förordnat;
5:o) att väl vårda, förteckna och, såvitt för ändamålet anslagna medel tillåta, föröka Statsarkivets bibliotek;
6:o) att till tryck befordra de i 1 § omförmälda publikationer;
7:o) att vaka över skötseln av arkivbyggnaden samt att, i händelse å arkivbyggnaden uppstå skador eller bristfälligheter, som påkalla ett skyndsamt avhjälpande, härom göra anmälan hos Överstyrelsen för allmänna byggnaderna, som i detta avseende äger vidtaga nödig åtgärd; och att tillse det nödig försiktighet vid arkivbyggnadens eldning iakttages;
8:o) att för varje halvår inom januari och juli månader till Statskontoret insända redovisning för de till Statsarkivets förfogande ställda årsanslag, samt ävenledes halvårsvis, före den 9 januari och juli, till Statskontoret inleverera de fattig- och arbetshusavgifter, vilka inflyta för de bestyrkta avskrifter, bevis och utdrag Statsarkivet utgiver; ävensom
9:o) att årligen inom september månads utgång till Kyrko- och undervisningsexpeditionen avgiva berättelse över Statsarkivets tillstånd och de vid detsamma under nästförgångna kalenderår utförda arbeten.
Statsarkivarien är berättigad att i förekommande fall bevilja tjänstemännen vid arkivet tjänstledighet under en tid av högst två veckor, dock icke samtidigt åt flere än en.
Arkivarierna, av vilka den ena förestår arkivets äldre avdelning och den andra den nyare avdelningen, skola vardera vid sin avdelning ansvara för att dithörande handlingar väl förvaras och hållas i god ordning, varförutom de, på sätt 19 § närmare föreskriver, äga att handhava uppbörden och kontrollen över de medel, som inflyta för avskrifter och andra expeditioner, vilka av Statsarkivet åt enskilda personer utgivas. De äro jämväl skyldiga att på statsarkivariens anmodan deltaga i arbetet å annan avdelning än den de förestå.
Vardera arkivarien samt vid Statsarkivet anställda extraordinarie tjänstemän böra vid varje månads slut till statsarkivarien avgiva skriftlig redogörelse över de av dem under månadens lopp utförda arbeten, ävensom förslag till nya arbeten under nästpåföljande månad.
Statsarkivets tjänstemän vare förbjudet att för egen eller andras räkning samla originala urkunder, autografer och sigill.
Tjänstemännen vid Statsarkivet äro skyldiga att envar beredvilligt tillhandagå allmänheten med de upplysningar, som å arkivet stå till buds, samt att, under de villkor denna instruktion i övrigt innehåller, till begagnande i arkivet framlämna äskade handlingar. Men önskar någon för enskilt behov tjänstemans biträde till verkställande av sådana efterforskningar och utredningar, som taga längre tid och arbete i anspråk, må vederbörande tjänsteman härför betinga sig skälig gottgörelse.
Statsarkivet hålles öppet varje helgfri dag från klockan 10 före middagen till klockan 3 efter middagen samt från klockan 6 till 8 på kvällen, under vilka tider uti forskningssalen ständigt bör finnas någon arkivtjänsteman för övervakande av där befintliga samlingar.
Betjäningen må icke, vid ansvar av tjänstens förlust, på andra tider än då arkivet hålles för allmänheten tillgängligt, dit insläppa obehörig person. Det är betjäningen strängt förbjudet att emottaga gåvor av dem, som besöka arkivet.
Handlingar, som överlämnas till förvarande i Statsarkivet, skola vara ordnade samt antingen inbundna i starka band eller inlagda i pappkartonger, till vilka, för vinnande av likformighet, modell tillhandahålles i Statsarkivet; och bör reversal i två exemplar medfölja, av vilka det ena kvarstannar i arkivet och det andra kvitterat till inlämnar en återställes.
Innan akt i avgjort ärende överlämnas till vederbörande registrator i Senaten för att vidare befordras till Statsarkivet, skall vederbörande föredragande tillse att akten är fullständig och, till förekommande av att däri ingående bilagor förskingras eller främmande handlingar med densamma införlivas, låta genom expeditörs försorg genomdraga och försegla ävensom foliera akten, som för övrigt ock bör av expeditören förses med bestyrkt anteckning därom, huru många skrivna blad densamma innehåller.
Utlånande av arkivhandlingar till privata personer eller för enskilt behov är icke tillåtet; och må ej heller Statsarkivets tjänstemän från arkivet bortföra handlingar. Däremot äga Senatens, Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens ledamöter, föredragande och registratorer samt cheferna för i huvudstaden förlagda ämbetsverk och styrelser att omedelbart från Statsarkivet till låns utfå för ärendens behandling behövliga arkivhandlingar från tiden efter år 1809. Till andra offentliga verk, styrelser och myndigheter må utlåning ske på rekvisition av den Expedition i Senaten, vilken dessa verk, styrelser och myndigheter underlyda.
För låntagna arkivhandlingars skyddande under deras fortskaffning till och från arkivet skall tillses, att portfölj eller vattentätt tyg begagnas.
Varje låntagning från Statsarkivet sker medelst rekvisitionssedel, som upptager:
1:o) det ämbetsverk eller den styrelse, dit akten eller handlingen utlämnas;
2:o) aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapboks) titel;
3:o) uppgift, (diariinummer, om sådan finnes) å det ärende, för vars beredning akten eller handlingen erfordras;
4:o) dagen då utlåningen äger rum; och
5:o) låntagarens egenhändigt tecknade namn och värdighet. Sådan rekvisitionssedel förvaras i arkivet såsom kvitto intill dess handlingen återstälts.
Då akt eller handling utlånas, skall å densamma eller det därvid fogade omslaget på ett lätt i ögonen fallande ställe anbringas med en stämpel i färgtryck: »Suomen Valtioarkiston oma Tillhör Finlands Statsarkiv», varjämte akten eller handlingen bör av vederbörande arkivtjänsteman antecknas i en härför anskaffad utlåningsbok, som i skilda kolumner upptager:
l:o) utlåningsdagen;
2:o) aktens diariinummer eller handlingens (räkenskapsbokens) titel;
3:o) ämbetsverket eller styrelsen, dit akten eller handlingen utlämnas;
4:o) låntagarens namn;
5:o) uppgift (diariinummer) å det ärende, för vars beredning utlåningen sker; och
6:o) tiden, då akten eller handlingen blivit till Statsarkivet återställd.
Från Statsarkivet låntagen handling må icke innehavas längre tid än ett år, räknat från utlåningsdagen; dock vare låntagaren skyldig att också därförinnan, om handlingen under tiden behöves för annat ändamål, för kortare eller längre tid, på anmodan av vederbörande expedition, återställa handlingen. Fortfar behovet av samma handling utöver ett års tid, skall lånet i Statsarkivet förnyas, varvid handlingen tillika bör där upptes. Skulle av särskild anledning sådant företeende vara förenat med svårighet, kan med chefens för vederbörande Expedition i Senaten tillstånd omsättning också utan sådant företeende äga rum. Återställes låntagen handling icke inom den fastställda tiden, äger statsarkivarien härom hos vederbörande Expedition i Senaten anmäla.
Förflyttas tjänsteman till annat ämbetsverk eller erhåller han från innehavande befattning avsked, skola samtliga handlingar, som av honom från Statsarkivet låntagits och ännu innehavas, till arkivet återställas. Avlider tjänsteman, ankommer det å det ämbetsverk, han tillhört, att draga omedelbar försorg om återlämnande av de handlingar, han tilläventyrs från Statsarkivet omhänderhaft.
Önskar enskild person i Statsarkivet avskriva eller annorledes taga kännedom om där befintlig handling, vare sådant honom tillåtet, utom beträffande sekreta handlingar samt Senatens protokoll, vilkas delgivande åt andra än dem, som i och för tjänsten hava därmed att skaffa, skall vara beroende på prövning av chefen för Senatens Kyrko- och undervisningsexpedition.
Sekreta handlingar skola i särskilt förvar av statsarkivarien ensam omhänderhavas. Handskrifter, som av enskild person till Statsarkivet överlåtas, skola däremot, såvitt det är förenligt med Statsarkivets uppgift och instruktion, vara underkastade de bestämningar, som vid respektive överlåtelser tilläventyrs varda fästade.
Forskare, som begagna sig av Statsarkivets samlingar, vare skyldig att till arkivets bibliotek överlämna ett exemplar av sin på dessa forskningar grundade publikation.
Avskrifter, bevis och utdrag, som av Statsarkivet utgivas, utlämnas emot dem åtecknade avgifter, vilka böra av den ena arkivarien till riktigheten bestyrkas och uti en för ändamålet inrättad bok antecknas samt av den andra arkivarien uppbäras och jämväl särskilt bokföras.
Endast vederbörande arkivtjänsteman må i Statsarkivet bestyrka riktigheten av därstädes tagen avskrift eller utdrag, och bör för sådant bestyrkande erläggas fastställd avgift, vilken uppbäres och bokföres på sätt här ovan stadgas.
Värdefullare urkunder må endast åt kända vetenskapsidkare till begagnande framlämnas. Handlingar, som föreläggas främmande personer, skola därförinnan av vederbörande tjänsteman noga genomses samt, om de icke äro förtecknade och deras beskaffenhet sådant påkallar, folieras och räknas; och bör vid återlämnandet samlingens fullständighet kontrolleras.
För övrigt antecknas uti en särskild bok varje dag namnen å de forskare, som därunder besökt arkivet, samt de handlingar, vilka av dem begagnats.
Statsarkivets bibliotek, som omfattar alla viktigare arbeten i nordens och särskilt Finlands historia, vårdas av den tjänsteman statsarkivarien därtill utser. Utlåning därifrån må blott undantagsvis och med statsarkivariens begivande ifrågakomma.
Penningemedel, som inflyta genom försäljning av Statsarkivets publikationer, användas till bibliotekets förkovran och redovisas för desamma på sätt, som beträffande Statsarkivets övriga anslag finnes föreskrivet.
Varje år skall en del av arkivet såväl till arkivhandlingar som hyllor och skåp grundligt rengöras, så att arkivet inom en tidrymd av förslagsvis fem år må hava undergått fullständig rengöring.
Ljus får i Statsarkivet icke upptändas och begagnas annat än vid försegling av brev och andra försändelser m. m. uti ett för sådant ändamål särskilt reserverat rum. Tobaksrökning i arkivet är förbjuden.
Uppstår eldsvåda inom den stadsdel, vari Statsarkivet är beläget, åligger det dess tjänstemän att genast infinna sig i arkivet för att med betjäningens biträde vidtaga de åtgärder omständigheterna kunna påkalla.
Det alle, som vederbör, till efterrättelse länder.
Helsingfors, den 8 november 1918.