Det första stycket avspeglar den huvudregel som gäller enligt direktivet. Om en myndighet får ta ut avgifter så får de i princip inte vara högre än att de täcker de kostnader som beräknas uppstå för myndigheten till följd av det aktuella vidareutnyttjandet. Avgifter vid vidareutnyttjande innefattar alla avgifter som är kopplade till vidareutnyttjandet. Avgifter för tillhandahållande ska till exempel räknas samman med eventuella licensavgifter och andra avgifter. Om det är möjligt ska avgifterna beräknas utifrån kostnaden för det enskilda vidareutnyttjandet. Ett exempel på när det inte är möjligt är när en avgiftsbelagd tjänst erbjuds till allmänheten mot en på förhand fastställd avgift. Myndigheten måste i dessa fall uppskatta de totala kostnaderna för tjänsten och den totala användningen under en lämplig redovisningsperiod för att kunna fastställa avgiften. PSI-direktivet utgår också från att avgifter ska fastställas på förhand när så är möjligt (se art. 7 .1). Att fördela kostnaden på ett på förhand uppskattat antal användare kan också antas ligga i linje med diskrimineringsförbudet i 8 § samt artikel 10 i PSI-direktivet. Avgiften för att använda en tjänst kommer annars att bli väsentligt högre för tidiga användare än för tillkommande.
Avgiftsunderlaget enligt första stycket får bara avse kostnaderna för att reproducera, tillhandahålla och sprida handlingarna. Exempel kan vara utvecklings- och driftskostnader för en tjänst som möjliggör ett tillhandahållande av handlingar, till exempel via internet. Kostnader för spridning kan också omfatta användarstöd. Myndighetens kostnader för att samla in handlingarna eller förvalta system där de förvaras är exempel på vad som inte får inräknas i avgiftsunderlaget enligt huvudregeln.
Det andra stycket avser de fall då en myndighet får göra undantag från huvudregeln. Skälet ska vara att myndigheten är skyldig att täcka en väsentlig del av kostnaderna för en verksamhet med avgiftsintäkter. Skyldigheten ska fastställas genom författning, andra bindande regler eller beslut av regeringen respektive kommun- eller landstingsfullmäktige. Undantaget möjliggör alltså att regeringen och kommunal- respektive landstingsfullmäktige kan besluta att vissa verksamheter ska vara helt eller delvis avgiftsfinansierade.
Vid tillämpning av andra stycket ska de samlade kostnaderna och intäkterna beräknas för en viss period. Avkastning på investeringar får bara räknas in i underlaget för avgifterna i de fall det är tillåtet för myndigheten att tillgodogöra sig sådan avkastning.
