Finska förordning om allmänna arkiv (1983)
På föredragning av undervisningsministern stadgas med stöd av 12 § arkivlagen av den 20 februari 1981 (184/81):
Allmänna arkiv är riksarkivet och landsarkiven.
De allmänna arkiven har till uppgift att styra och övervaka arkivfunktionen i enlighet med vad som är särskilt stadgat eller bestämt i arkivlagen (184/81) och med stöd därav.
De allmänna arkiven har även till uppgift att mottaga och förvara handlingar som överlämnats av myndigheter, att anskaffa andra arkivalier som har betydelse för Finlands historia och forskningen rörande densamma samt hålla handlingar tillgängliga för myndigheter och andra som behöver dem, att främja deras användning som källmaterial för forskningen och att bedriva forskning rörande deras användbarhet.
Riksarkivet utgör ett under undervisningsministeriet lydande centralt ämbetsverk som leder och övervakar de allmänna arkivens verksamhet, förvaltning och utveckling. Riksarkivet är landets nationalarkiv.
Landsarkiven är under riksarkivet lydande distriktsförvaltningsmyndigheter samt regionala förvaltnings- och forskningscentraler för arkivalier.
Landsarkivets uppgifter inom städerna Helsingfors, Esbo, Grankulla och Vanda handhas av riksarkivet.
Inom riksarkivet finns
1) en allmän avdelning;
2) en avdelning för arkivförvaltningen;
3) en forskningsavdelning.
Allmänna avdelningen handhar de uppgifter som ansluter sig till den allmänna förvaltningen och till arkivtekniska ärenden, avdelningen för arkivförvaltningen de uppgifter som ansluter sig till ledningen och övervakningen av arkivfunktionen samt forskningsavdelningen de uppgifter som ankommer på riksarkivet såsom förvarare av handlingar och forskningsfrämjande institution.
Avdelningarna är indelade i byråer i enlighet med vad som stadgas nedan. Genom arbetsordningen kan sektioner inrättas vid byråerna.
Vid allmänna avdelningen finns en administrativ byrå och en arkivteknisk byrå.
Administrativa byrån handlägger ärenden som angår
1) den ekonomiska planeringen, budgeten, övervakningen av anslagens användning redo uppgifter som åligger riksarkivet såsom redovisningsverk;
2) tjänste- och arbetsavtalsförhållanden, övriga personaladministrativa frågor och personalutbildning;
3) brott i tjänsten och disciplinära frågor;
4) juridiska frågor och lagstiftning;
5) de allmänna arkivens organisation och arbetsordning samt reglementet för ämbetsversdemokrati;
6) skötseln av fastigheter;
7) anskaffningar;
8) registrering och expediering av riksarkivets handlingar och vård av dess ämbetsarkiv; samt
9) uppgifter som inte hör till annan byrås verksamhetsområde.
Arkivtekniska byrån handlägger ärenden som angår
1) handlingars arkivbeständighet;
2) arkivutrymmen;
3) konservering och skydd av handlingar;
4) mikrofilmning och annan kopieringsteknik; samt
5) annan arkivteknik.
Vid avdelningen för arkivförvaltningen finns en centralbyrå samt en inspektions- och gallringsbyrå.
Centralbyrån handlägger ärenden som angår
1) det allmänna utvecklandet av arkivfunktionen samt allmänna anvisningar om arkivvård, arkivstadga och gallring;
2) styrningen och övervakningen av de i 13 § arkivlagen nämnda centralarkiven för förvaltningsområden;
3) styrningen och övervakningen av de arkiv som nämns i 2 § 1 och 2 mom. arkivlagen;
4) styrningen och övervakningen av sådana arkiv av privat karaktär som åtnjuter statsstöd;
5) rådgivning rörande evangelisk-lutherska kyrkans arkivvård;
6) arkivutbildning;
7) arkivering, mottagning och förvaring av arkivmaterial som ansluter sig till automatisk databehandling eller automatisk databehandling i övrigt; samt
8) internationella frågor i den mån de inte ankommer på andra avdelningar och byråer.
Inspektions- och gallringsbyrån handlägger ärenden som angår
1) inspektion av andra än i 13 § arkivlagen nämnda myndigheters arkiv i enlighet med vad som är särskilt stadgat;
2) styrningen och rådgivningeni fråga om dessa myndigheters arkivfunktion; samt
3) gallring och utgallring av handlingar.
Vid forskningsavdelningen finns en forskningsbyrå och en arkivbyrå.
Forskningsbyrån handlägger ärenden som angår
1) allmänna principer för ordnande och förtecknande av arkiv samt främjandet av arkivhandlingars brukbarhet som forskningsmaterial;
2) kontakter till forskningsanstalter och medverkan i forskningsplaneringen;
3) det riksomfattande registret över arkivmaterial;
4) publikationsverksamhet;
5) forskarservice;
6) beställda utredningar och undersökningar, bestyrkta kopior av handlingar och intyg samt utlåning av handlingar;
7) heraldiska vapen och sigill;
8) anskaffning av kopior av arkivalier som gäller Finland, såväl i hemlandet som utomlands; samt
9) riksarkivets bibliotek.
Arkivbyrån handlägger ärenden som angår
1) mottagning av myndigheternas handlingar;
2) anskaffning och mottagning av privata arkiv ävensom riksomfattande inventering av arkiv av privat karaktär; samt
3) förtecknande, förvaring och vård av handlingar.
Riksarkivarien, som har professors titel, är chef för riksarkivet.
Chef för avdelning är ett arkivråd och chef för byrå en byråchef. Chef för administrativa byrån är likväl en assessor samt chef för inspektions- och gallringsbyrån en överinspektör.
Vidare finns vid riksarkivet överinspektörs-, specialforskar-, forskningsmästar-, arkivmästar-, överkonservators-, konservators-, kanslist-, gårdskarl- och maskinskrivartjänster och -befattningar med grundlön.
Vid riksarkivet kan inom ramen för statsförslaget antagas extraordinäre befattningshavare och tillfälliga funktionärer samt personal i arbetsavtalsförhållanden.
Riksarkivarien leder och övervakar de allmänna arkiven och utförandet av de uppgifter som åligger dessa. Han tar initiativ till erforderliga reformer inom arkivfunktionen samt upprätthåller och utvecklar de allmänna arkivens samarbete med den övriga förvaltningen och med samfund som företräder den vetenskapliga forskningen.
Arkivråd och byråchef
1) leder och utvecklar verksamheten inom sin enhet och följer utvecklingen inom sitt område;
2) ser till att de uppgifter som ankommer på deras enheter handhas effektivt, ekonomiskt och ändamålsenligt;
3) ser till att den personal som lyder under dem utvecklas samt placeras på ett ändamålsenligt sätt; samt
4) utför andra uppgifter som ålagts dem.
Ärenden som skall handläggas av riksarkivet avgörs av
1) riksarkivet vid plenum;
2) riksarkivarien; samt
3) arkivråd, byråchef eller annan tjänsteman som ombetrotts sådan beslutanderätt i arbetsordningen.
Vid riksarkivets plenum handläggs ärenden som angår
1) arkivfunktionens och de allmänna arkivens mål samt allmänna verksamhetsprogram och -anvisningar;
2) verksamhets- och ekonomiplanen samt budgetförslaget;
3) framställningar och utlåtanden till statsrådet och ministerierna med undantag av ärenden som är av ringa betydelse;
4) utgallring av handlingar;
5) inlösen eller tillfälligt övertagande av privat handling, samling eller arkiv som avses i 22 och 23 §§ arkivlagen;
6) riksarkivets och landsarkivens arbetsordning samt reglemente för ämbetsverksdemokrati;
7) utnämning eller entledigande av eller beviljande av avsked åt innehavare av tjänst eller befattning vid riksarkivet eller landsarkiv samt anställande och uppsägning av och återkallande av förordnande för extraordinarie befattningshavare, såvida beslut i ärendet inte skall fattas av riksarkivarien eller landsarkivarie;
8) besvär i ärenden i vilka riksarkivet är besvärsinstans;
9) disciplin; samt
10) sådana utlåtanden till myndigheter och andra principiella och vittbärande ärenden som på förordnande av riksarkiven skall handläggas vid plenum.
I riksarkivets plenum deltar riksarkivarien såsom ordförande och arkivråden såsom ledamöter.
Riksarkivets plenum är beslutfört då ordföranden och två ledamöter är närvarande, bland dem den ledamot till vars verksamhetsområde det föreliggande ärendet hör.
Uppstår vid riksarkivets plenum meningsskiljaktighet om hur ärendet skall avgöras, fattas beslut i saken genom omröstning med iakttagande av samma förfarande som gäller vid kollegial domstol.
Vid riksarkivets plenum föredrages ärende av arkivråd, byråchef eller den tjänsteman vid riksarkivet som berett ärendet.
Vid plenum förs protokollet av en tjänsteman som riksarkivarien förordnat därtill.
Över de ärenden som skall handläggas vid riksarkivets plenum upprättas föredragningslistor, i vilka vid varje ärende antecknas det fattade beslutet. Dessa listor, i vilka även antecknas de som har deltagit i handläggningen av ärendet, undertecknas av föredraganden och protokollföraren, varvid beslutet anses vara justerat.
Protokoll upprättas då omröstning i ärende har ägt rum, då föredraganden har anmält avvikande mening eller då ordföranden eljest finner upprättande av protokoll påkallat. Protokollet undertecknas av ordföranden och protokollföraren. I annat fall anses i 1 mom. nämnd föredragningslista utgöra protokoll över plenum.
Då det är fråga om sådant utlåtande eller sådan framställning till myndighet som har handlagts vid riksarkivets plenum, skall av expeditionen i ärendet framgå att det har handlagts vid plenum.
Riksarkivarien avgör de ärenden som inte handläggs vid riksarkivets plenum, och vilkas avgörande inte i arbetsordningen har anförtrotts arkivråd, byråchef eller annan tjänsteman.
Riksarkivarien kan, om han finner att sakens natur det påkallar, i enskilt fall förbehålla sig avgörandet även i sådant ärende som eljest borde avgöras av arkivråd, byråchef eller annan tjänsteman.
Uppstår ovisshet om vem som skall avgöra ärende eller anser tjänsteman att något av de ärenden som han har befogenhet att avgöra har principiell eller vittbärande betydelse, skall frågan om ärendets avgörande hänskjutas till riksarkivarien.
Avviker föredragandens mening från det fattade beslutet, har han rätt att vid riksarkivets plenum få sin mening antecknad i protokollet och vid handläggning av ärenden, som skall avgöras vid annan föredragning, i liggarexemplaret av den handling som skall upprättas på grundval av beslutet. I liggarexemplaret antecknad avvikande mening skall undertecknas av den som har föredragit ärendet och kontrasigneras genom anteckning på samma handling av den som har avgjort ärendet.
Till utlåtande eller framställning som skall avges eller göras till ministerium, högsta domstolen, högsta förvaltningsdomstolen, tjänsteöverdomstolen eller centralt ämbetsverk och som har handlagts vid riksarkivets plenum skall, då omröstning har ägt rum i ärendet eller då föredraganden har anmält avvikande mening, fogas protokollsutdrag.
Expeditioner i ärenden som har handlagts vid riksarkivets plenum undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av föredraganden. Övriga expeditioner undertecknas av den som har avgjort ärendet och, då ärendet avgjorts på föredragning, kontrasigneras av föredraganden.
Remisser, tillkännagivanden och med dem jämförliga skrivelser undertecknas av vederbörande föredragande eller av annan tjänsteman som har förordnats att handlägga ärendet.
Ärende som angår två eller flera avdelningars verksamhetsområden, handläggs vid den avdelning till vars område ärendet huvudsakligen hör. Handläggningen skall på erforderligt sätt ske i samarbete med andra avdelningar och byråer.
I oklara fall bestämmer riksarkivarien vid vilken avdelning ärende skall handläggas.
Vid förhinder för riksarkivarien träder i hans ställe arkivrådet vid allmänna avdelningen. Om även denne är förhindrad, träder i riksarkivariens ställe det arkivråd som förordnats av undervisningsministeriet.
Ställföreträdare för arkivråd är en av undervisningsministeriet förordnad byråchef vid samma avdelning eller assessorn.
Ställföreträdare för byråchef förordnas av riksarkivarien.
När riksarkivarien eller vederbörande arkivråd är frånvarande, får inte utan vägande skäl träffas sådant avgörande eller vidtagas sådan åtgärd som måhända avviker från de principer som tidigare följts. I riksarkivariens frånvaro får inte heller utan hans samtycke tjänster eller befattningar besättas eller tjänsteförslag upprättas.
Tjänsteman vid riksarkivet är i enskilda fall skyldig att på förordnande av riksarkivarien även utföra uppgifter som ankommer på sådan verksamhetsenhet som han inte hör till.
I arbetsordningen utfärdas kompletterande bestämmelser om arbetsfördelningen samt handläggningen, föredragningen och avgörandet av ärenden.
Arbetsordningen fastställs av undervisningsministeriet på framställning av riksarkivet.
Chef för landsarkiv är en landsarkivarie.
Vidare kan vid landsarkiv finnas överinspektörs-, arkivmästar-, konservators- och maskinskrivartjänster och -befattningar.
Vid landsarkiv kan inom ramen för statsförslaget antagas extraordinäre befattningshavare och tillfälliga funktionärer samt personal i arbetsavtalsförhållande.
Landsarkivarie leder, övervakar och utvecklar landsarkivets verksamhet, ser till att de uppgifter som ankommer på arkivet utförs ändamålsenligt och ekonomiskt samt följer den allmänna utvecklingen på sitt område.
De ärenden som ankommer på landsarkiv avgörs av landsarkivarien, som även undertecknar arkivets expeditioner.
Kopior av och utdrag ur handlingar bestyrks samt remisser och tillkännagivanden och med dem jämförliga skrivelser undertecknas av den tjänsteman som ålagts att handlägga ärendet.
Vid förhinder för landsarkivarie träder i hans ställe den tjänsteman som härtill förordnats av riksarkivet.
När landsarkivarie är frånvarande får inte utan tvingande skäl träffas sådant avgörande eller vidtagas sådan åtgärd som måhända avviker från de principer som tidigare följts. I landsarkivariens frånvaro får inte heller utan hans samtycke besättas tjänster eller befattningar.
I arbetsordningarna för landsarkiven utfärdas kompletterande bestämmelser om handläggningen och avgörandet av ärenden.
Arbetsordningarna för landsarkiven fastställs av riksarkivet.
Behörighetsvillkor för innehavare av tjänst eller befattning vid riksarkivet och landsarkiv är att vederbörande genom sin tidigare verksamhet har ådagalagt sådan skicklighet och förmåga som ett framgångsrikt handhavande av tjänsten eller befattningen förutsätter.
Därutöver fordras i fråga om riksarkivet
1) av riksarkivarien för tjänsten lämplig högre högskoleexamen, god förtrogenhet med de allmänna arkivens verksamhetsområde samt administrativ erfarenhet;
2) av det arkivråd som är chef för allmänna avdelningen för tjänsten lämplig högre högskoleexamen, god förtrogenhet med administrativa göromål och kännedom om de allmänna arkivens verksamhetsområde;
3) av det arkivråd som är chef för avdelningen för arkivförvaltningen för tjänsten lämplig högre högskoleexamen, högre arkivexamen samt god förtrogenhet med arkivförvaltningen;
4) av det arkivråd som är chef för forskningsavdelningen lärdomsprov som berättigar till doktorsexamen och därigenom eller genom andra publikationer ådagalagd god förtrogenhet med Finlands historia samt kännedom om avdelningens verksamhetsområde;
5) av assessorn juris kandidatexamen och administrativ erfarenhet;
6) av byråchefen vid arkivtekniska byrån för tjänsten lämplig högre högskoleexamen och kännedom om byråns verksamhetsområde;
7) av byråchef vid avdelningen för arkivförvaltningen och forskningsavdelningen för tjänsten lämplig högre högskoleexamen, högre arkivexamen samt god kännedom om byråns verksamhetsområde;
8) av överinspektör och specialforskare för tjänsten lämplig högre högskoleexamen och högre arkivexamen; samt
9) av forskare för befattningen lämplig högre högskoleexamen.
I fråga om landsarkiv fordras utöver vad som är stadgat i 1 mom.
1) av landsarkivarie för tjänsten lämplig högre högskoleexamen, högre arkivexamen, förtrogenhet med de allmänna arkivens verksamhetsområde och administrativ erfarenhet;
2) av överinspektör för tjänsten lämplig högre högskoleexamen och högre arkivexamen; samt
3) av forskare för befattningen lämplig högre högskoleexamen.
Riksarkivarien utnämns av republikens president på framställning av statsrådet.
Arkivråd utnämns av republikens president sedan tjänsten under 30 dagar varit förklarad ledig att söka och hos statsrådet och riksarkivet upprättat tjänsteförslag.
Byråchef, assessor och överinspektör som tjänstgör som byråchef utnämns av undervisningsministeriet sedan tjänsten varit ledigförklarad under 30 dagar och riksarkivet upprättat tjänsteförslag.
Annan än i 3 mom. avsedd överinspektör samt specialforskare och forskare vid riksarkivet utnämns av riksarkivet sedan tjänsten eller befattningen varit ledigförklarad under 30 dagar.
Övriga tjänster och befattningar vid riksarkivet besätts och övrig personal antages av riksarkivarien.
Landsarkivarie utnämns av statsrådet sedan tjänsten varit ledigförklarad under 30 dagar och riksarkivet upprättat tjänsteförslag.
Överinspektör vid landsarkiv utnämns av riksarkivet sedan tjänsten varit ledigförklarad under 30 dagar. Övriga tjänster och befattningar vid landsarkiv besätts och övrig personal antages av landsarkivarien.
Riksarkivarien beviljas tjänstledighet av undervisningsministeriet samt arkivråd av riksarkivarien. Tjänstledighet för längre tid än tre månader beviljas likväl riksarkivarien av statsrådet och arkivråd av undervisningsministeriet. Landsarkivarie beviljas tjänstledighet av riksarkivarien.
Landsarkivarie har rätt att bevilja tjänstledighet för tjänsteman som han utnämnt och antagit samt, på grund av sjukdom eller havandeskap och barnsbörd, även sådana tjänstemän vid landsarkivet som utnämnts och antagits av riksarkivet.
I andra än i 1 och 2 mom. nämnda fall beviljas tjänstemän vid allmänna arkiv tjänstledighet av riksarkivarien, om inte annat bestämts i arbetsordningen.
Den myndighet som enligt 34 § beviljar tjänstledighet i fråga om tjänst eller befattning av annan orsak än sjukdom eller havandeskap och barnsbörd beslutar om handhavandet av tjänst eller befattning under den tid för tjänstledigheten eller då tjänsten eller befattningen är vakant.
Avsked från tjänst eller befattning beviljas eller arbetsavtal hävs eller uppsägs av den myndighet som besätter tjänsten eller befattningen eller antar person i arbetsavtalsförhållande.
Riksarkivarien och arkivråd åtalas för tjänstefel i Helsingfors hovrätt och övriga tjänstemän vid allmänna arkiv i vederbörande underrätt.
Har innehavare av tjänst eller befattning vid allmänt arkiv gjort sig skyldig till felaktigt förfarande eller försummelse som inte är av den art att han borde åtalas vid domstol, eller har han uppfört sig olämpligt i eller utom tjänsten, kan riksarkivet straffa honom i disciplinär väg genom varning eller skiljande från utövning av tjänsten under högst sex månader. Åklagare i fall som avses i detta moment är assessor vid riksarkivet.
Om avsättning i disciplinär väg samt om innehavares av tjänst eller befattning avhållande från tjänsteutövning är stadgat särskilt.
Om inte annorlunda är särskilt stadgat, söks ändring i riksarkivets beslut hos högsta förvaltningsdomstolen och i landsarkivs beslut hos riksarkivet i den ordning som är stadgad i lagen om ändringssökande i förvaltningsärenden (154/50).
Besvär får inte anföras över beslut av riksarkivet eller landsarkiv som angår utnämning av innehavare av tjänst eller befattning eller anställande av extraordinäre befattningshavare eller tillfällig funktionär, ej heller över beslut varigenom befattningshavare entledigas från sin befattning, extraordinäre befattningshavare eller tillfällig funktionär uppsägs eller förordnande för extraordinäre befattningshavare, tillfällig funktionär eller vikarie eller tillfälligt förordnande att handha tjänst återkallas.
Besvär får inte heller anföras över beslut genom vilket innehavare av tjänst eller befattning har tilldelats varning i disciplinär väg.
För genomförande av ämbetsverksdemokrati finns vid riksarkivet ett personalråd och en samarbetskommitté. Dessa har rätt att avge utlåtanden och göra framställningar i ärenden som gäller personalen.
Om personalrådets och samarbetskommitténs sammansättning och uppgifter bestäms närmare i reglementet för ämbetsverksdemokrati, vilket fastställs av riksarkivet.
Denna förordning träder i kraft den 1 mars 1983.
Genom denna förordning upphävs förordningen den 8 augusti 1952 om riksarkivet (313/52) och förordningen den 2 oktober 1970 om landsarkiv (619/70) jämte därmed senare företagna ändringar.
Ifall annat inte följer av 2 § i denna förordning förblir 1 § i statsrådets beslut av den 29 augusti 1974 om distriktsindelningen för landsarkiven och om överföring av vissa på riksarkivet ankommande åligganden på landsarkiven (696/74), vilket givits med stöd av förordningen om landsarkiv, som nu upphävs, likväl tillsvidare i kraft.
Före denna förordnings ikraftträdande kan vidtagas de åtgärder som förordningens verkställighet förutsätter.
Helsingfors den 25 februari 1983