Det är en stor skillnad i perspektiv mellan att svara på en formell begäran om utlämnande av allmän handling respektive att aktivt bidra till att handlingarna kan vidareutnyttjas. Fler och fler myndigheter arbetar också på det senare sättet. Att inventera myndigheternas handlingar med utgångspunkt i vidareutnyttjarnas perspektiv sätter fokus på frågan om hur handlingarna kan tillhandahållas. Som nämnts i avsnitt 6.2 torde många myndigheter kunna ompröva sina befintliga rutiner för att lämna ut handlingar i elektronisk form.
Utredningen bedömer att det med relativt små medel går att göra stora förbättringar på området. De befintliga bestämmelserna i OSL och arkivlagen innebär att mycket av arbetet för myndigheternas del redan är gjort. I många fall bör den befintliga arkivredovisningen kunna användas som utgångspunkt för en ”PSI-förteckning”.
Vilka handlingar omfattas av PSI-lagens informationskrav?
En fråga är vilka handlingar som ska omfattas av en ”PSI-förteckning”. En komplett genomgång över myndighetens samtliga handlingar blir svår att hantera och överblicka. Den tidigare refererade promemorians förslag utgick från vilka handlingar som myndigheter tillhandahåller för vidareutnyttjande. I skälen till förslaget begränsades informationsplikten till att gälla handlingar som verkligen vidareutnyttjas i någon mening.[1] Som utredningen konstaterade i avsnitt 6.1 beslutas inte rätten till vidareutnyttjande i särskild ordning. Med handlingar som tillhandahålls för vidareutnyttjande avses alltså alla handlingar som myndigheter tillhandahåller i någon form och oavsett rättslig grund, om inte handlingarna är undantagna från PSI-lagens tillämpnings- område.[2] Handlingar tillgängliga för vidareutnyttjande är således ett mycket vitt begrepp, som i de flesta fall omfattar en stor del av en myndighets handlingar.
I avvägningen mellan administrativ belastning för myndigheterna och nyttan med att förteckningen finns, bedömer därför utredningen att det är ändamålsenligt att begränsa informationsskyldigheten. Till skillnad från vad som föreslogs i promemorian är det enligt utredningens mening inte lämpligt att begränsa informationsskyldigheten till handlingar som verkligen vidareutnyttjas i någon mening.
Begreppet är oklart och riskerar att bli svårt att tillämpa. En poäng
